Produktvision

Die digitalen Behördendienste in der Schweiz orientieren sich an den Verwaltungsprozessen und nicht an den Menschen, die sie nutzen. Das Ergebnis: Bürger und Unternehmen sehen sich mit Barrieren konfrontiert, die sie daran hindern, auf Dienstleistungen zuzugreifen, auf die sie Anspruch haben.

Die Folgen reichen über den Bürger hinaus. Schlechte Nutzererfahrungen führen zu einer Kaskade von Verwaltungsproblemen: Eine niedrige Qualität der Eingaben führt zu wiederholten Korrekturschleifen, hohem Supportaufkommen und Prozessverzögerungen. Die Verwaltung zahlt die Betriebskosten für Instrumente, die nie mit Blick auf den Benutzer entwickelt wurden.

Digitale Behördendienste scheitern daran, dass sie von innen nach aussen konzipiert sind und sich an der Verwaltungslogik orientieren und nicht an den Bedürfnissen der Nutzer. Unsere Antwort ist die Entwicklung von aussen nach innen.

Jede Smart Dossier-Implementierung ist darauf ausgerichtet, vier Ziele zu erreichen:

Wenn die Qualität der Einreichungen hoch ist, verschwindet die Verwaltungskaskade: Hin- und Her-Korrekturen, Supportvolumen, Verzögerungen. Das Effizienzproblem der Verwaltung wird gelöst, indem zuerst das Problem der Benutzererfahrung gelöst wird.

Wir erreichen dies durch KI-gesteuertes Rapid Prototyping: ein vollständiger, interaktiver Prototyp in wenigen Tagen statt in Monaten. Echte Benutzer - Bewerber, Prüfer, Programmmanager - interagieren mit echten Bildschirmen, bevor die Produktion beginnt. Ihr Feedback prägt Kriterien, Arbeitsabläufe und Entscheidungslogik direkt in der Phase, in der Änderungen günstig sind. Geschäftsregeln, Grenzfälle und Workflow-Entscheidungen werden geklärt, bevor sie teuer werden. Der Produktionsaufbau beginnt mit einer validierten, ausgereiften Spezifikation - und die Benutzer sind beim Go-Live bereits mit dem System vertraut. Diese Vertrautheit ist die Voraussetzung für die Akzeptanz.

Smart Dossier ist eine konfigurierbare Plattform für strukturierte dossierbasierte Arbeitsabläufe. Sie bietet die zentrale Infrastruktur, die jedes Dossierprogramm benötigt:

Innovation beginnt selten an der Spitze. Wenn Prozesse auf nationaler Ebene zentralisiert sind, werden sie vollständig standardisiert, aber auch starr, mit Entscheidungen, die für Jahrzehnte festgeschrieben sind und wenig Raum für Anpassungen lassen.

Der Wandel beginnt an den Rändern: ein Kanton experimentiert mit einer neuen Klimasubvention, ein Verband lanciert ein Qualitätslabel, eine Stiftung eröffnet eine Förderrunde. Diese Programme beginnen klein und wachsen. Mit zunehmender Beteiligung muss der Prozess formalisiert werden: Kriterien werden definiert, die Einreichungen strukturiert, die Überprüfung einheitlich gestaltet und die Ergebnisse nachverfolgt. Irgendwann reicht eine Tabellenkalkulation nicht mehr aus. Eine jahrzehntelange nationale IT-Beschaffung ist auch nicht die richtige Antwort.

Das ist der "Sweet Spot" von Smart Dossier: Programme, die das Stadium der Tabellenkalkulation hinter sich haben, aber noch nicht starr genug für ein zentralisiertes nationales System sind. Programme, bei denen sich die Kriterien noch weiterentwickeln, das Volumen wächst und die Beteiligten sehen und gestalten müssen, was sie aufbauen, bevor sie sich darauf festlegen.

Gütesiegel und Auszeichnungen gehören zum selben Muster. Ein Nachhaltigkeitsgütesiegel, eine Qualitätszertifizierung oder ein Innovationspreis ist im Kern eine strukturierte Bewertung: Die Antragsteller reichen Nachweise anhand festgelegter Kriterien ein, ein Gremium prüft und bewertet sie, und es wird eine Entscheidung getroffen. Die Kriterien entwickeln sich in jedem Zyklus weiter, während das Programm reift.

Jede Implementierung konfiguriert ihren eigenen Kriterienkatalog, ihr eigenes Bewertungsmodell, ihre eigenen Arbeitsabläufe und Berechnungsformeln, während sie gleichzeitig die Kerninfrastruktur der Plattform nutzt.

Smart Dossier soll als Open-Source-Software veröffentlicht werden - im Einklang mit der Initiative "Public Money, Public Code" und dem Schweizer EMBAG-Gesetz. Öffentlich finanzierte digitale Infrastrukturen sollten ein gemeinsames Gut sein, nicht ein proprietäres Gut.

Das bedeutet, dass jede öffentliche Einrichtung den Code inspizieren, prüfen und anpassen kann; Implementierungen können Funktionen gemeinsam nutzen und verbessern; und kein einzelner Anbieter kontrolliert die Plattform. MD Systems betreibt ein Open Source Program Office, um die Kundengemeinschaft zu betreuen: Koordinierung der gemeinsamen Entwicklung, Verwaltung der Release-Roadmap und Unterstützung neuer Implementierungen.