Von der ersten Version an entwickelt sich Smart Dossier zu einem breiteren Anwendungsbereich mit verschiedenen Workflow-Typen - Überprüfungen durch Fachexperten, Umlauf, Jury-Workflows, Programmzyklen - wird auf verschiedene Kundensegmente ausgeweitet und wächst mit erweiterten Funktionen: KI-Dokumentenbewertung, mobile Erfassung, Digitalisierung von Unterformularen. Die unten aufgeführten Funktionen eignen sich gut für eine zukünftige Erweiterung der Lösung. Zögern Sie aber nicht, uns zu fragen, wenn Sie andere Anforderungen haben.
Post-Launch-Funktionen
Auto-Akzeptanz
PDF-Erzeugung
Verwaltung des Zeitraums
CSV-Export
2FA-Sicherheit
Multi-Tenant
Workflows für verschiedene Anwendungsfälle
Der Dossier-Lebenszyklus und das Überprüfungsmodell von Smart Dossier können an ein breites Spektrum von Arbeitsabläufen angepasst werden. Verschiedene Bereiche erfordern unterschiedliche Entscheidungsstrukturen: Die Plattform unterstützt sie, ohne dass für jeden Bereich ein eigenes Produkt erforderlich ist.
Ein Prüfer geht die Kriterien des Dossiers durch, akzeptiert oder fordert Aktualisierungen an und gibt das Dossier für die nächste Phase frei. Geeignet für Förderprogramme, Einreichungen zur Einhaltung der Vorschriften und Genehmigungsanträge, bei denen die Verantwortlichkeit einer Person zugewiesen ist.
Die Kriterien werden je nach Fachgebiet auf die Experten aufgeteilt. Jeder Experte prüft und akzeptiert die ihm zugewiesenen Kriterien unabhängig; das Dossier ist erst dann bestanden, wenn alle akzeptiert haben. Geeignet für Programme, bei denen technische, rechtliche, finanzielle oder ökologische Aspekte jeweils einen anderen Experten erfordern.
Ein Dossier wird an eine bestimmte Gruppe von Interessenvertretern zur parallelen oder sequenziellen Eingabe (Kommentar, Abstimmung, Abzeichnung) geschickt. Jeder Teilnehmer reicht seine Antwort unabhängig ein, bevor ein konsolidiertes Ergebnis erstellt wird. Geeignet für Genehmigungen durch mehrere Abteilungen, behördliche Abzeichnungsketten und Konsultationsrunden, bei denen ein dokumentierter Beitrag einer bestimmten Gruppe erforderlich ist.
Die Beiträge werden an eine Gruppe von Gutachtern oder Juroren verteilt, die jeweils unabhängig voneinander bewerten. Die Antworten werden zu einem Gesamtergebnis zusammengefasst (Mehrheitsvotum, Durchschnittsnote, gewichtete Bewertung). Optional blind: Die Identität des Einreichers wird während der Bewertung verborgen und erst nach der Aufzeichnung der Entscheidungen offengelegt. Geeignet für Auszeichnungen, Innovationspreise, Förderwettbewerbe und alle Verfahren, bei denen ein Gremium entscheidet.
Jedes dieser Muster ist eine Erweiterung desselben zugrunde liegenden Modells: Dossier, Zustandsautomat, Rollen, Kriterien und Übergänge. Smart Dossier ist direkt auf jeden strukturierten kollektiven Entscheidungsprozess anwendbar.
Jedes dieser Muster ist eine Erweiterung desselben zugrunde liegenden Modells: Dossier, Zustandsautomat, Rollen, Kriterien und Übergänge. Smart Dossier ist direkt auf jeden strukturierten kollektiven Entscheidungsprozess anwendbar.
Benutzerorientiertere Unterstützung
Funktionen, die die Reibungsverluste für Antragsteller verringern und den Einreichungsprozess leichter zugänglich machen.
Mobile Dokumentenerfassung
Digitalisierung von Unterformularen mit Formularerstellung
AI-Dokumentenbewertung und -automatisierung
Die KI-gestützte Konvertierung von Quelldokumenten in strukturierte Formulardefinitionen reduziert den Einrichtungsaufwand für das Onboarding neuer Programme erheblich.
Nutzen Sie Computer Vision AI, um hochgeladene Dokumente automatisch anhand bekannter Vorlagen zu validieren:
Anpassung von Vorlagen
Datenextraktion
Formular-Validierung
Kriterienbezogene Prüfungen
Dies würde das System der verwalteten Dokumententypen erweitern: Anstatt Uploads nur zu kategorisieren, bewertet die Plattform aktiv ihren Inhalt und deckt Probleme frühzeitig im Einreichungsworkflow auf.
Neben der Dokumentenvalidierung kann die KI-Bewertung ein Risikoprofil pro Einreichung erstellen:
Risiko-Scoring
Auto-Akzeptanz
Zur Überprüfung markiert
Erklärungsbedürftige Flaggen
Verschlüsselung von Inhalten
Unterstützung für die Verschlüsselung auf Feld- und Dokumentenebene, damit Smart Dossier hochsensible Daten verarbeiten kann - medizinische Aufzeichnungen, persönliche Gesundheitsinformationen, Einkommenserklärungen oder andere Daten, die strengeren Zugangskontrollen unterliegen als das Standard-Rollenmodell vorsieht.
- Verschlüsselung auf Feldebene - Einzelne Dossierfelder werden im Ruhezustand mit programm- oder dossierbezogenen Schlüsseln verschlüsselt; nur autorisierte Rollen können den Klartext entschlüsseln und einsehen
- Dokumentenverschlüsselung - hochgeladene Dateien werden verschlüsselt gespeichert; die Entschlüsselungsschlüssel werden getrennt von der Datenbank der Plattform verwaltet, so dass ein Verstoß gegen die Datenbank keine Dateiinhalte offenlegt
- Integration der Schlüsselverwaltung - Unterstützung für externe Schlüsselverwaltungsdienste (z. B. HashiCorp Vault, Swiss-hosted KMS), so dass der Lebenszyklus von Verschlüsselungsschlüsseln ausserhalb der Anwendung verwaltet wird
- Revisionssichere Zugriffsprotokollierung - Jedes Entschlüsselungsereignis wird mit Akteur, Zeitstempel und Grund protokolliert; erfüllt die Audit-Anforderungen für sensible Gesundheits- und Finanzdaten
- Redigierte Prüferansichten - Prüfer ohne die erforderliche Freigabe sehen einen Platzhalter und nicht den Rohwert; Eskalations-Workflow zur Beantragung des Zugriffs
Ermöglicht Anwendungsfälle wie Zuschussprogramme für das Gesundheitswesen, Anwendungen für die Sozialfürsorge und alle Prozesse, bei denen das Datenschutzrecht eine Verschlüsselung über die Kontrollen auf Datenbankebene hinaus erfordert.
Bereit, Ihr Programm zu digitalisieren?
Wir zeigen Ihnen gerne einen Prototyp.
Smart Dossier by MD Systems GmbH · [email protected] · +41 44 500 45 95