umverkehR - Migration zu Active Campaign

umverkehR ist ein unabhängiger Verein mit rund 40'000 Unterstützer:innen. Der Verein setzt sich seit 1992 für eine zukunftsfähige Mobilität ein. 2015 hat umverkehR erfolgreich einen Relaunch ihrer Website mit der von MD Systems zusammen mit Kampaweb entwickelten Drupal 7 Distribution “KAMPATOOLS” durchgeführt. Ein wichtiger Bestandteil dieses Relaunchs war die Integration der Online-CRM-Lösung Salsa, mit welcher Newsletter versendet, Online-Spenden gesammelt und Online-Kampagenen durchgeführt werden konnten.

Im Sommer 2020 stieg umverkehR auf unsere neuere Drupal-Lösung “Primer” um, die auch über eine Integration mit Salsa verfügte. Nachdem bekannt wurde, dass per Ende 2022 die von umverkehR genutzte Version von Salsa nicht mehr verfügbar sein wird, wurden verschiedene andere Lösungen evaluiert. Active Campaign erwies sich als solider Kandidat zur Ablösung von Salsa, weshalb sich MD Systems entschied, Partner zu werden und eine Standard-Integration für Primer anzubieten. Die Lösung überzeugte umverkehR: So war kein weiterer Web-Relaunch nötig, sondern man konnte sich vollständig auf die Migration der Daten von Salsa zu ActiveCampaign sowie die Konfigurierung der Integration fokussieren.

Das Hauptziel des Projekts war ein reibungsloser Übergang vom alten zum neuen CRM inklusive vollständiger Kontakt-Daten-Migration. Zugleich sollte die Chance genutzt werden, die über 5 Jahre gesammelten Daten zu säubern und besser zu strukturieren.

Migration der Kontaktdaten

Der Verein umverkehR hat zahlreiche Mitglieder:innen und Unterstützer:innen. Von diesen sind verschiedene Kontaktdaten im CRM hinterlegt: Die Information, ob der Newsletter versendet werden darf; Themen, für welche sich die einzelnen Personen in der Vergangenheit interessiert haben; an welchen Veranstaltungen sie teilgenommen haben etc.

Teilweise gab es im alten CRM aber auch Informationen, für die man keine Verwendung mehr hatte. Mit der Migration der Kontaktdaten wollte man sich auch darauf fokussieren, nur die wesentlichen Daten auf das neue CRM zu übernehmen, welche bei der Kommunikationsarbeit auch zum Einsatz kommen und helfen, den Unterstützer:innen zielgerichtete Informationen zukommen zu lassen.

Migration der Online-Spendendaten

Für eine Organisation wie umverkehR ist es sehr wichtig zu wissen, wer sich für welches Thema einsetzt und spendet, damit bei künftigen Aktionen auch zielgerichtet kommuniziert werden kann. Daher sollten auch die Online-Spendendaten in das neue System übertragen werden.

Verbindung zwischen Primer und ActiveCampaign

Sowohl die Daten von Online-Spenden als auch die Daten von Kontakt-, Anmelde- oder Petitions-Formularen sollten in ActiveCampaign einfliessen. Dabei sollte die Erstellung eines Formulars und die Einstellungen für die Übermittlung der Daten für die Mitarbeiter:innen von umverkehR einfach und flexibel sein. Zugleich sollte aber auch der Aufwand für diese Einstellungen überschaubar sein, damit mehr Zeit für die Kampagnenarbeit bleibt.

Im Sommer 2022 wurde das Projekt in Angriff genommen, damit im Herbst 2022 die Umstellung erfolgen konnte. Dies geschah in enger Zusammenarbeit zwischen unseren Projektverantwortlichen und den Verantwortlichen bei umverkehR.

Vorbereitungsphase

In einem ersten Schritt ging es darum, die Daten im alten CRM so vorzubereiten, damit sie sinnvoll exportiert und in ActiveCampaign importiert werden können.

Dazu wurden die Kontaktdaten vom Projektteam von umverkehR analysiert und anschliessend Entscheide gefällt, welche Daten übernommen werden sollen und auf welche man künftig verzichten kann. Beispielsweise wurden nur die Online-Spendendaten vom letzten Jahr übernommen, da die steuerrelevanten Daten ohnehin in einem anderen System abgelegt sind und die Informationen vom letzten Jahr für die Kommunikationsarbeit ausreichend sind.

Anschliessend wurde geprüft, wie diese Daten aus Salsa exportiert werden können, damit sie ohne grossen Aufwand direkt in ActiveCampaign importiert werden können. Die Abklärungen zum Exportieren und Importieren wurden grösstenteils von MD Systems durchgeführt und daraufhin mit den Verantwortlichen von umverkehR besprochen.

In diesem Zusammenhang wurden auch laufend Tests durchgeführt, um validieren zu können, dass die Daten auch richtig im neuen System übernommen werden. Dazu wurden zahlreiche neue Kontakt-Felder erstellt, wofür ActiveCampaign aufgrund der flexiblen Möglichkeiten ideal geeignet ist..

Auch erste administrative Arbeitsabläufe in ActiveCampaign wurden bereits getestet - unter anderem auch um frühzeitig erkennen zu können, ob die Daten im neuen System sinnvoll für die tägliche Arbeit strukturiert wurden.

Parallel dazu entwickelte MD Systems die ActiveCampaign-Integration für Primer, bei der sowohl die Spendenformulare als auch Web-Formulare mit dem CRM verbunden und Felder gemappt werden können. Die neue Integration kombiniert die Erfahrungen aus verschiedenen CRM-Integrationen, unterstützt die wichtigsten Instrumente out-of-the-box, ist erweiterbar und trotz Individualisierungen möglichst unkompliziert im Betrieb.

Intensive Testphase und Aufräumen der Daten

Während die Vorbereitungsphase noch von vielen Besprechungen bezüglich Aufbereitung der Daten sowie kleineren, isolierten Tests geprägt war, wurden in der zweiten Phase intensivere, grossflächigere Tests durchgeführt.

Dabei wurden vom umverkehR-Team definierte User-Journeys durchgespielt und geprüft, ob die migrierten Daten und die neu über Drupal übermittelten Daten gut zusammenspielen, die erstellten Automationen korrekt funktionieren sowie die Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter:innen von umverkehR verständlich und mit überschaubarem Aufwand zu bewältigen sind. Dies beinhaltete auch das Erstellen eines Newsletter-Templates und das Versenden von ersten Test-Newslettern an ausgewählte Personen.

Auf einer Testumgebung der Website von umverkehR wurden alle Formulare, die zu diesem Zeitpunkt in Verwendung waren, vorbereitet und mit ActiveCampaign verbunden. In diesem Prozess wurden auch laufend Erkenntnisse gewonnen, welche wir zu einer Verbesserung der Integration zwischen Primer und ActiveCampaign genutzt haben.

Zugleich wurde vom umverkehR-Projektteam das Aufräumen der Daten in Salsa vorangetrieben und soweit abgeschlossen, dass alle Daten im alten CRM bereit waren für die Migration.

Migration, Abschluss & GoLive

Im November 2022 war es schliesslich soweit: Die finale Migration und die definitive Umstellung von Salsa zu ActiveCampaign wurde durchgeführt.

Dabei war wichtig, dass alle Aufgaben möglichst parallel durchgeführt wurden, damit während der Umstellung keine Daten verloren gingen.

Zuerst wurden die Kontakt-Daten aus Salsa exportiert und in ActiveCampaign importiert. Nachdem die manuelle Arbeit relativ schnell erledigt war, nahm der Import-Vorgang in ActiveCampaign aufgrund der grossen Datenmenge mehrere Stunden in Anspruch. Während dieser Zeit konnten die Umstellungen auf der Website in Angriff genommen werden. Die Formular-Einstellungen konnten alle mittels Konfigurations-Export aus dem Test-System ins Live-System übertragen werden. Die restlichen Umstellungen auf der Website konnten innert weniger Minuten erledigt werden.

Nach Abschluss des Import-Vorgangs und der Verifizierung, dass die Verbindung zwischen Primer und ActiveCampaign funktioniert, wurden die Verbindungen zu Salsa deaktiviert.

Zuletzt wurde noch überprüft, ob während der Migration noch neue Daten in Salsa erstellt wurden, die noch nicht in ActiveCampaign vorhanden waren. Die wenigen Kundendaten konnten anschliessend manuell in ActiveCampaign übertragen werden.

Am Tag nach der Kontakt-Migration wurden zusätzlich die Online-Spendendaten des aktuellen und vergangenen Jahres in ActiveCampaign migriert.

Das Projekt war ein voller Erfolg.

Die gründliche Vorbereitung der Daten im abzulösenden CRM sowie der Entscheid, nur diejenigen Daten zu migrieren, die bei der täglichen Arbeit benötigt werden, waren ein wichtiger Faktor für den Erfolg. Es half nicht nur dabei, dass die Datenmigration wesentlich weniger komplex war, sondern auch, dass die Daten im neuen System aufgeräumt und gut strukturiert waren.

Die komfortable Integration zu ActiveCampaign konnte so nach letzten Optimierungen als neue Standard-Funktionalität für Primer ausgerollt werden und steht nun für bestehende und neue Kunden zur Verfügung. Die Integration ist schon bei mehreren weiteren Kunden im Einsatz und wurde dadurch bereits weiter ausgebaut. 

Dem Team von umverkehR fällt die Arbeit mit ActiveCampaign leichter als mit Salsa CRM, da dies doch ein wenig in die Jahre gekommen war und ActiveCampaign insbesondere mit der Automations-Funktionalität viele Möglichkeiten bietet, standardisierte Abläufe automatisch durch das System durchführen zu lassen.

Auch die enge Zusammenarbeit zwischen umverkehR und MD Systems erwies sich einmal mehr als wichtiger Erfolgsfaktor. Wir freuen uns sehr, umverkehR auch bei der digitalen Arbeit weiterhin eng zu begleiten.